作業効率UP・生産性UPにはタスクリストを使いこなしてみよう

こんにちは、なつきです。

どんな仕事でもタスクリストを
作成してこなしていくことが大切です。

重要ポイントというよりも、
タスクリストを作成してこなすことこそが、
ビジネスの基本と言えます。

にも関わらず、
タスクリストを作っていない人も
少なくありません。

重要だと頭では分かっていても、
実際にタスクリストをうまく使いこなせていない方もいるようですが、
はっきり言って勿体無い！

タスクリストを作っている時間すらも惜しいとばかりに
作業をしているのかもしれません。

けれども、例えば1日たった20分ほどの時間を割いて
タスクリストを作ることを習慣づければ
これまで以上の作業効率UP・生産性UPが図れます。

多くの人がタスクリストで躓いているのは、
恐らくタスク切り替えのがスムーズにいっていないからではないかと思います。

タスクの切り替えをスムーズに！

一つのタスクを完了した時のことを思い浮かべてみてください。

そこに無駄な時間が生じていませんか？

1つのタスクを完了した時
「さて、次はどのタスクに取り掛かろう？」
と考えていませんか？

次のタスクを探しながら、
ツイッターを開いたりスマホを見たり、
別の作業をしていませんか？

タスクからタスクへスムーズに
切り替えられていない証拠です。

1つのタスクを完了させた後、
次のタスクへとスムーズに移行できていないのです。

タスク移行がスムーズにできないと、
次は何をしようかと考える時間ができてしまい
そこで集中力が途切れたり、別のことに手をつけてしまったりと
効率がダウンしてしまうのです。

効率・生産性のダウンが生じてしまえば、
次のタスクへのしわ寄せも発生してしまいます。

1日20分でも時間をかけてタスクリストを作成しておけば
どんどん次のタスクへとスムーズに移行することができます。

タスクリストの作成は、仕事中の無駄な時間を省き
効率と生産性をUPさせる重要な鍵となるのです。

タスク管理アプリ・ToDoアプリは誘惑が多い

効率・生産性UPのためにタスクリストの作成は
とても重要だということをお伝えしましたが
タスク管理アプリやソフト、ToDoアプリは生産性ダウンの誘惑が潜んでいます。

これらのソフトやアプリを開く時、
どうしてもスマホやパソコンを開くことになりますよね。

例えばスマホでタスク管理アプリを利用した場合、
次のタスクを確認するついでに
ツイッターやLINE、FBをついでにチェックしてしまいがち。

誰からか連絡が来ていないか、
気になる情報はないかとついついチェックしてしまいます。

そうしてタスク以外のことについつい手を伸ばしてしまい
無駄な時間を作り出してしまうのです。

気付いた時には30分も
ネットサーフィンしていた…

なんてことになっては、
タスクがずれ込んでしまい
1日の業務時間もずれ込んでしまいます。

今までの仕事で心当たりはありませんか？

タスクリストをスムーズに進める方法

作成したタスクリストを、
無駄な時間を作らずスムーズに進めていく、
効率よくタスクをこなしていく方法としてオススメなのは「付箋の活用」です。

タスクを付箋に書きだす

毎朝しっかり時間をかけてタスクリストを作成したら
付箋に全て書き出してください。

1つの付箋に1つのタスクを書き出し、
タスクの横には想定でかまいませんので、
おおよそかかるであろう所要時間も書きます。

• ブログ記事の情報収集　30分
• ブログ記事の作成　40分
• ツイッターでブログ投稿のお知らせ　5分

このように全てのタスクを付箋に書き出します。

できるだけタスクは細分化する

ここで重要なポイントとなるのは、
書きだすタスクは「できる限り細分化させる」ということです。

しなければならない作業を
できる限り細分化させるのですが
「50分タスクをこなして10分休息をとる＝60分（1時間）」

という時間配分を意識すると、
1日を通してどんなタスクをこなせるのかがイメージしやすくなります。

例えばブログ記事作成をするのであれば…

• ブログ記事のための情報収集　20分
• ブログ記事に使う画像の用意　10分
• ブログ記事下書き　20分
• 休息　10分
• ブログ記事仕上げ　20分
• ブログ記事投稿のお知らせ　ツイッター5分
• ブログ記事投稿のお知らせ　FB 5分

作業時間50分、休息10分で1時間分の予定が立ちましたね。

ただ、1日の業務時間内で
タスク全てを完了させられないこともあるでしょう。

その場合には、
そのタスクはそのまま翌日以降に回せばOKです。

付箋に書き出しておけば、
手帳の翌日に付箋を移動させるだけなので、
持ち越しとなったタスク管理も簡単です。

付箋を優先順位順に重ねる

1日分のタスクを全て付箋に書き出したら
次は付箋を優先順位の高いものが上にくるように重ねていきます。

優先順位が高いものが一番上にくるように

優先順位が低いものが一番下にくるように

全て重ねてしまいます。

1つ1つのタスクに集中することができますし
1つタスクを完了したなら、付箋を1枚めくるだけで
次のタスクへスムーズに移行することができます。

付箋を1枚1枚、
上から下へと縦方向に並べてしまうと
次のタスクに目移りするなど、
集中力が欠けてしまうかもしれません。

目の前にある1つのタスクに集中するためにも
タスクを書き出した付箋は全て重ねてしまうのがベストです。

タスクはいつ書きだすのがベストか？

1日のタスクを書きだすタイミングですが
毎朝、仕事の始まりをオススメします。

前日の夜にやってしまう方が、
朝一でタスクに取りかかれるというメリットはありますが
1日仕事を終えてクタクタに疲れている時に

次の日の仕事を考えるのは、
はっきり言ってしんどいですよね。

僕は個人的に、
朝一のスッキリした頭でタスクの書き出しをしていますが
これは個人の好みやペースもありますので
結論としては自分のベストな時間を見つけていただければと思います。

重要なのは、
毎日決まった時間にタスクの書き出しをすることでしょう。

タスクリストをより効果的に活用する方法

ここからは、よりタスクリストを
効果的に活用する4つの方法をご紹介します。

タスクリスト作成と実行が習慣づいたなら、
さらなる効率化を図りましょう。

毎日発生するルーティンタスクリストを用意する

毎日必ずやらなければならないタスクってありますよね。

メールチェック、メール返信やツイッターでのお知らせ投稿など
毎日しなければならない業務・作業を日々のルーティンタスクとして
あらかじめタスクリストを作成しておきましょう。

日々必ずやらなければならないもの＝ルーティンとして
前もって一定の作業の流れを作ってしまうのです。

すると、後は毎日追加するタスクを付箋に書きだすだけなので
タスクリストを考えて用意する手間が省けます。

頻繁に発生するタスクも「標準タスク」として用意しておく

毎日のルーティンタスク以外にも、
2日に1度や3日に1度、週に2度といったように
頻繁に発生するタスクがあると思います。

また50分以上時間がかかる
タスクといったものもあるでしょう。

頻繁に発生するものや長時間かかるタスクも
「標準タスク」としてあらかじめ用意しておきましょう。

営業先への訪問や毎週出かけなければならない
用事、プレゼンの資料作りなど
定期的に発生する作業・業務をあらかじめ用意しておくことで
やはりタスクリスト作成の手間が省けます。

月に数回、タスクを全て書き出して見直す時間を作る

タスクリストを作らずに作業することがいかに作業効率が悪いか
イメージできたのではないかと思いますが
とにかくタスクは長期的な見方も大切です。

これから起業する方や経営者・社長ならば
会社全体の仕事の流れをタスクリストにしなければなりません。

アフィリエイターやフリーランスの方も
それぞれのタスクリスト作成をするにあたって
納期や提出期限など、先々を見据えたタスク管理が必要となります。

毎朝、日々のタスクをリストアップするわけですが
月に数回、先々の納期や期限も考慮したタスク管理しなければなりません。

目先のタスクだけでなく、
長期的なタスクも余裕を持ってこなすために

例えば月の第1月曜と第3月曜に、十分な時間を割いて
必ずしなければならないタスク・やりたいタスクを
漏れなく書き出してみてください。

1時間でも2時間でもいいので
全てのタスクを見直して改めて書き出すことで

再度日程調整することができ、
長期的なタスク管理が可能となります。

終了したタスク（付箋）はとっておくと便利

タスクを完了させたとき、
付箋をゴミ箱に放り込む瞬間は

達成感や充実感、
爽快感が感じられて気持ちいいものです。

ただし、さらに手間を省いて効率化を図るならば
終了したタスク（を書き込んだ付箋）は保管しておくことをオススメします。

手帳のフリースペースなどに貼って保管しておけば
再び同じタスクが発生した場合に
また付箋に書き込む手間が省けるのです。

さらに、自分がこれまでどんなタスクを
こなしてきたか振り返ることもできるので、
自信がなくなった時や迷いが出た時

これまでを振り返りたい時などにも
目に見えるタスクとして使うことができます。

これだけのことをしてきたのだ、
という可視化できるものがあるというのは
実は中々に心強い支えとなりますよ。

作業効率化に欠かせないタスクリスト術

今回ご紹介したタスクリスト活用法は
はっきり言えばビジネスマンにとって基本中の基本です。

けれども意外にタスクリストを
活用していない人が多いようですし
賢く活用できている人も少ないようです。

逆に言えば、仕事の効率UP・生産性UPを実現している人たちは
今回ご紹介したようなタスクリストをフル活用しています。

もしも今日からあなたがタスクリストを活用すれば
タスクリストを活用できていないライバルや同業者と大きな差が出てくるはずです。

日々少しの効率化・生産性UPや時短かもしれませんが
1ヶ月、半年、1年と継続することで
その差はどんどん広がっていきます。

習慣化させるためにも、
まずは挫折しないことが大前提の努力となりますが
その努力はやがて、大きな成果となり得ます。